Quelques astuces pour fidéliser vos communautés de rôles ou de pratiques
Dans un monde professionnel dynamique et chargé de défis du quotidien, les communautés de rôles et de pratiques jouent un rôle crucial pour le partage de connaissances, le développement des compétences et l’innovation. Cependant, maintenir la dynamique et l’engagement au sein de ces communautés peut s’avérer être un défi de taille. Les membres peuvent perdre leur intérêt, la participation peut diminuer, et la communauté peut progressivement s’essouffler. Dans cet article, nous partageons quelques astuces basées sur des retours d’expérience pour aider vos communautés de rôles ou de pratiques à rester dynamiques dans le temps. Que vous soyez un leader de communauté cherchant à renforcer la cohésion de votre groupe ou un membre souhaitant contribuer à son dynamisme, ces conseils vous fourniront des pistes pour encourager la participation active et continuer à proposer de la valeur et de l’intérêt aux participants.
L’identité et le casting de la communauté
Pour commencer sur une évidence, l’un des premiers défis consiste à bien « caster » les membres de la communauté. Le groupe devrait idéalement être :
- De taille cohérente : comme pour une équipe agile, nous recommandons des communautés tournant autour de 10 personnes. Au-delà, les communautés ne seront plus dans l’échange, mais orientées autour d’un leader qui devra avoir une communication descendante. Par ailleurs, les communautés de taille réduites font perdre en intérêt, car les sujets et initiatives seront moins nombreux, donnant assez vite l’impression de tourner en rond ;
- Motivées par un sujet commun : on parle souvent de communautés de rôles et de pratiques car ces rôles et pratiques sont le lien fort qui va fédérer un groupe. Plus le thème de la communauté est fort, plus le groupe sera dynamique et pertinent.
- Auto-organisé : Il peut être pertinent d’avoir un animateur unique à l’initiative de la communauté. Mais en gardant cette organisation centrée sur une seule personne, le risque est que la communauté perde en intérêt dès que l’animateur perde en énergie, en motivation, en idées ou en dynamisme. Ne parlons même pas du cas où l’animateur quitte le dispositif, laissant la communauté mourir avec son départ. Il est donc recommandé de passer assez vite vers une animation tournante. Par exemple, à la fin d’une session, identifiez collectivement le prochain « animateur ».
- Ouvert : invitez des « guests » pour porter une vision différente, une énergie nouvelle, un sujet inédit qui va briser la routine des habituels de la communauté…
Maintenir un agenda attractif :
Les points d’échange entre les membres d’une communauté sont précieux, et il est tentant de prioriser les enjeux du quotidien plutôt que le partage et l’amélioration continue. Pour aider les équipes à sortir du quotidien, il est important de préparer et de communiquer à l’avance l’agenda de chaque point de rencontre. J’aime recommander un agenda en X parties :
- Commencer en célébrant les événements d’entreprise (projets, faits marquants) et humains (arrivées/départs, promotions, certifications…), et les succès (livraisons, …)
- Proposer 2 à 3 sujets prévus, communiqués et préparés à l’avance.
- Dont un sujet d’actualité (nouvelle version de Framework, dynamique d’entreprise)
- Un REX
- Une expérimentation
Autant que possible, il peut être pertinent de limiter les communications descendantes/magistrales au profit d’illustrations et de manipulations ; et d’alterner les format (de fond et de forme).
- Avoir une mécanique de fil rouge. Cela peut être un Serious Game qui va être animé au fil de l’eau (comme un quiz, ou une expérimentation continue). Vous pouvez par exemple retrouver ici le Serious Game Agile Dilemmas développé par les équipes Agiles Aubay !
- Prévoir un moment et une mécanique d’amélioration continue…
Adopter une Culture d’Amélioration Continue
Levons un faux tabou : l’animation parfaite n’existe pas. Surtout que tous les participants n’ont pas les mêmes attentes. Il faut donc varier et faire évoluer l’animation des points de rencontres des communautés. Et comme les participants sont les plus à mêmes de savoir ce qu’ils attentent et ce qui a de la valeur pour eux, il est primordial de les solliciter et de construire l’animation autour de leurs attentes et feedbacks.
Pour ce faire, vous pouvez :
- Proposer un ROTI à la fin de chaque session, et notez la moyenne, pour vous assurer, d’une session à l’autre, que la moyenne soit stable ou augmente. Si la moyenne baisse (même légèrement), c’est le signal que la communauté commence à s’essouffler et à perdre en intérêt
- Utiliser un Backlog de sujets, dont la priorisation est ajustée par les participants
- Initier une communauté d’animateurs de communauté (ou à minima invitez régulièrement un animateur d’une autre communauté) pour vous faire des suggestions d’améliorations
- Mettre en place un climat où chaque membre de la communauté est impliqué et motivé à émettre des suggestions.
Faire vivre la communauté au-delà du point mensuel
Nous voyons régulièrement des communautés qui se contentent de se rencontrer une fois par mois. Mais comme le dit l’expression : loin des yeux, loin du cœur. Cette fréquence implique :
- que les échanges de la communauté sont souvent déconnectés du quotidien et deviennent superficiels,
- que la communauté ne peut pas se projeter en tant que groupe d’individus, voire en tant qu’équipe.
Nous recommandons donc de mettre en place des outils de partage dédiés à la communauté selon deux thèmes :
- la communication : par exemple, un canal dédié dans Teams peut permettre aux membres d’échanger entre eux au quotidien, que ce soit pour partager des éléments, pour demander de l’aide ou pour communiquer des annonces.
- le partage d’éléments : par exemple un répertoire partagé où chacun pourra partager ses outils.
Mais attention, ces outils ne fonctionnent que s’ils sont utilisés. Leur manque d’alimentation est aussi un bon indicateur de l’épuisement de la communauté. Il est donc essentiel d’être vigilant sur le bon dynamisme de leur usage. Pourquoi ne pas sécuriser quelques minutes par semaine pour y lancer des sujets, des débats, des sondages, … ?
Fidéliser une communauté de rôles ou de pratiques demande de l’attention, de la planification et un engagement constant. En mettant en place des stratégies pour sélectionner et motiver les membres, maintenir un agenda attractif, adopter une culture d’amélioration continue et faire vivre la communauté au-delà des réunions mensuelles, vous pouvez créer un environnement dynamique et enrichissant pour tous les participants.
N’oubliez pas que chaque communauté est unique et que l’adaptation de ces conseils à votre contexte spécifique est essentielle. En investissant dans votre communauté et en soutenant ses membres, vous construisez un espace collaboratif qui favorise l’innovation et la croissance, contribuant ainsi à des résultats durables et significatifs pour tous.
