Comment sortir des rétrospectives convenues ?

L’amélioration continue est l’un des objectifs majeurs de toutes les équipes utilisant un framework Agile. Les rétrospectives font parties des évènements qui favorisent cette progression. Elles permettent de faire le point sur le travail accompli, d’identifier les axes d’amélioration et de renforcer la collaboration au sein des équipes. Toutefois, une difficulté courante est que ces rétrospectives peuvent devenir routinières, perdre de leur impact, et ne plus redynamiser et générer les idées d’améliorations pertinentes.

L’objectif de cet article est de proposer des astuces et des techniques pour renouveler ces événements, en les rendant plus dynamiques, créatifs et productifs. Nous allons passer en revue les raisons pour lesquelles les rétrospectives peuvent s’essouffler et comment, grâce à des ajustements simples, vous pouvez insuffler une nouvelle dynamique.

Définition et bonnes pratiques d’une rétrospective

Chaque évènement Scrum permet de s’inspecter et de s’adapter sur un aspect lié à la Scrum Team. Dans le cas de la rétrospective, c’est sur le fonctionnement et l’efficacité de l’équipe que va se faire le focus. Et c’est uniquement la Scrum Team qui doit participer à cet évènement pour faciliter les échanges et la collaboration.

Ensuite, pour l’organisation de l’évènement, il va être intéressant de privilégier certains points :

Favoriser le présentiel, et éviter l’hydride qui complexifiera votre animation.
Avoir un lieu clos lors d’une session en présentielle.
Ne parler que de faits pour éviter les interprétations.
Ne jamais citer personne.
Renouveler les formats proposés…

… ce qui va être le point principal abordé dans cet article.

Ensuite, il va être préconisé de commencer par vérifier les actions identifiées à la précédente rétrospective, afin de s’assurer de l’impact des actions mises en place.

Enfin, vous allez pouvoir enchainer sur l’analyse de la période écoulée. Pour cela, plusieurs étapes sont conseillées pour conduire votre évènement :

Set the stage : Prendre la température des participants via un vote (de confiance et/ou d’itération).
Gather data : Recueillir les ressentis, les points positifs et les points d’amélioration du sprint écoulé.
Generate insights : Réfléchir collectivement aux causes des obstacles et des succès remontés à l’étape 2.
Decide what to do : Identifier des actions concrètes à mettre en œuvre pour améliorer le sprint suivant.
Close the retrospective : Clore la réunion par un feedback, comme un ROTI (Return on Time Invested) pour évaluer la qualité de la session et savoir ce que vous pouvez améliorer pour la prochaine fois.

Chaque étape est importante pour garantir l’efficacité de la rétrospective.

L’importance de varier les formats de rétrospective

La monotonie est l’un des principaux ennemis des rétrospectives. Lorsque le même format est utilisé de manière répétitive, l’engagement des participants diminue et les discussions peuvent perdre en profondeur. Il est donc important de renouveler les formats de rétrospective pour plusieurs raisons :

Casser la routine : En changeant le format, vous maintenez l’attention et la curiosité des participants.
Adapter les outils aux problématiques : Chaque rétrospective a ses enjeux, et différents formats permettent de traiter les problèmes sous divers angles.
Engager les équipes : Un format original, bien choisi, peut rendre l’expérience plus amusante et collaborative.

Des formats existants qui peuvent vous inspirer

Les formats classiques, tels que le Speedboat ou le Starfish, sont souvent des points de départ simples et efficaces, mais ils peuvent être personnalisés en fonction du contexte de l’équipe ou des évènements du moment (par exemple : Noël, Pâques, un évènement sportif, etc…).

Quelques exemples :

1. Speedboat devient Speedcar : Dans une mission pour une société d’assurance automobile, le format Speedboat a été adapté en “Speedcar” pour être plus pertinent au secteur d’activité. Ce changement symbolique aide à ancrer la rétrospective dans le quotidien de l’équipe. Voilà ce que cela a donné :

- La météo de l’équipe sur le sprint écoulé :

- Le Speedboat adapté au contexte :

- Et on repart avec les actions dans le coffre :

2. Turn the Table devient Turn the Auto : Ce format favorise l’empathie entre les membres d’une équipe. Le but est d’aider chaque membre à comprendre les contraintes et les défis des autres, renforçant ainsi la collaboration. (cf. template en fin d’article).

Lors de cette rétrospective, chaque participant identifie sur des post-its 1 à 2 points positifs ainsi que 1 à 2 axes d’amélioration. Ensuite, il va transmettre ses sujets positifs à l’un de ses voisins et ses sujets d’amélioration à un autre. Ceux qui reçoivent les post-its devront alors se mettre à la place de leur collègue, expliquer les sujets identifiés et proposer des actions concrètes pour améliorer la situation.

D’autres formats peuvent aussi être utilisés pour sensibiliser/partager sur les rôles, les évènements ou d’autres aspects de l’agilité. Par exemple, la rétrospective sur le sens des évènements, proposée par Jean-Christophe Pagès, permet de faire travailler l’équipe sur les attendus et objectifs de chaque évènement et les questionner sur l’application de ces derniers au sein de l’équipe pour en déduire des points d’amélioration.

Comment adapter vos rétrospectives au contexte de l’équipe ?

Ce que nous allons vous conseiller est de ne pas appliquer un format de rétrospective de manière rigide, mais plutôt de l’adapter à l’équipe et au contexte spécifique de votre mission. Voici quelques suggestions :

Tenez compte de la maturité et les goûts de votre équipe : Le risque serait de ne pas embarquer les membres de votre équipe et de passer à côté de l’essentiel : Collaborer pour trouver où l’équipe peut améliorer son fonctionnement.
Utilisez des thématiques contextuelles : Par exemple, une rétrospective liée à des événements culturels ou d’entreprise (vacances, sports, films).
Collaborez avec d’autres Scrum Masters : Travailler à plusieurs agilistes permet de combiner des idées et de partager des responsabilités lors de l’animation.
Récupérez les feedbacks : Il est important d’avoir un retour sur votre animation et l’atelier pour vous guider/aider à préparer les futures rétrospectives.

Rétrospectives à l’échelle

Dans les environnements où plusieurs équipes sont impliquées, comme le framework SAFe, les rétrospectives doivent être adaptées pour impliquer un plus grand nombre de participants. Contrairement aux rétros classiques où tout le monde se connaît, les rétrospectives à l’échelle nécessitent :

La gestion d’un grand groupe, ce qui implique :
- Des personnes qui ne se connaissent pas/peu ;
- Un lieu différent (si en présentiel) ;
- L’utilisation d’un support numérique simple pour facilement embarquer tout le monde (si en distanciel)
- Des formats différents ou à adapter pour faciliter la prise de parole de tout le monde.
Des actions à plus grande échelle : Les actions identifiées doivent souvent concerner l’ensemble du programme/train, et non une seule équipe.

SAFe propose le format de rétrospective « Arête de poisson » (ou diagramme d’Ishikawa). Mais comme pour les rétrospectives d’équipe, il est important de pouvoir varier les formats, et voici quelques exemples :

World Café : Les participants sont répartis en plusieurs tables traitant chacune d’une thématique, débattent d’une question ou d’un sujet. Puis à intervalle régulier, ils changent de table pour prendre connaissance du sujet initié par une autre équipe et continuer à le creuser.

One, Two, Four, All : Des groupes peuvent être formés sur différents sujets, ensuite chacun individuellement va choisir une proposition sur cette thématique. Puis, 2 membres du même groupe vont se réunir et partager leurs idées, les fusionner/faire évoluer et en retenir une. 4 membres vont ensuite se rassembler pour réaliser les mêmes actions et enfin tout le groupe va se rassembler pour arriver à une idée imaginée et améliorée au fil des échanges.

En conclusion

La rétrospective est un moment important dans la vie d’une équipe, ou d’un groupe d’équipes, et, outre l’objectif d’identifier des points d’amélioration, il s’agit d’un moment essentiel pour créer un esprit d’équipe.

Pour cela, il est important que cet évènement se renouvèle régulièrement et casse le quotidien de l’équipe. Par contre, et comme nous avons pu l’aborder dans cet article, il faut respecter certains critères pour garder le sens de l’évènement tout en embarquant l’ensemble des participants.

L’idéal est de favoriser si possible le présentiel pour favoriser les échanges et la compréhension. Sinon, nous préconiserons en distanciel de mettre les caméras (il est important d’avoir un retour visuel des personnes pour vous assurer que les échanges sont compris). Ensuite, et c’est le plus important, il faut absolument que l’animateur tienne compte des personnes de son équipe, pour proposer des formats qui embarqueront tout le monde et créer un environnement où les membres de l’équipe se sentiront libres d’explorer, de partager et de collaborer.

Enfin, il ne reste plus qu’à laisser libre court à votre imagination.