[Résumé] La Power Platform s’impose comme une réponse concrète aux enjeux de rapidité, de gouvernance et de réduction du Shadow IT. Mais derrière sa promesse de simplicité, elle cache une plateforme riche, parfois complexe, qui nécessite une stratégie claire. Cet article propose une analyse complète de ses usages, de ses limites et de ses bonnes pratiques, illustrée par un retour d’expérience terrain.
La Power Platform est une solution low code / no code (LCNC) en mode SaaS développée par Microsoft. Elle a pour principaux objectifs de réduire le Shadow IT, de diminuer les coûts, d’accélérer le développement d’applications et l’automatisation des processus, de stimuler la créativité des employés et de favoriser la mutualisation des savoir-faire.
Pour y parvenir, la Power Platform regroupe plusieurs outils WYSIWYG (What You See Is What You Get) permettant de répondre à un grand nombre de scénarios courants.
Particulièrement facile d’utilisation et étroitement intégrée à l’ensemble des outils Microsoft 365, elle permet la création d’applications ou l’automatisation de tâches en quelques minutes seulement pour des usages simples couvrant des besoins quotidiens.
Présentation générale
L’un des aspects critiques des systèmes d’information est l’existence d’applications non connues et non maîtrisées par les équipes techniques, communément appelées Shadow IT. Il s’agit parfois de véritables applications métiers réalisées à l’aide de technologies non adaptées à la criticité des données, dont la sécurité est souvent inexistante.
On a tous en tête un fichier Excel devenu une véritable « usine à gaz », ou encore des développements réalisés par une personne inexpérimentée, que l’on retrouve très fréquemment sur SharePoint.
Malheureusement, ces applications deviennent souvent stratégiques pour les métiers, et leur usage quotidien est parfois essentiel à la réalisation des activités. Il est cependant très difficile, voire impossible, d’en garantir le support ou la continuité de service, notamment lors de changements importants du SI, comme un changement d’Active Directory, de DNS ou une montée de version d’un produit largement utilisé (outil de gestion documentaire, ITSM, etc.).
La Power Platform permet de réduire considérablement ce risque en proposant à l’ensemble des utilisateurs une plateforme commune pour la réalisation et l’hébergement de ces applications. Elle permet de les centraliser, de les partager facilement, et bien plus encore.
Les outils disponibles
La Power Platform s’enrichit au fil des mois et propose aujourd’hui une large variété d’outils permettant de répondre à la majorité des cas d’usages applicatifs courants en entreprise, à savoir :
- Power Apps est l’outil de génération d’applications. Il permet aussi bien la création de formulaires que d’interfaces réactives facilitant l’interaction avec les données et les utilisateurs. À l’aise aussi bien sur mobile que sur le web (bien que plus limité en termes d’espace d’affichage), il permet par exemple de créer une application mobile complète basée sur un modèle de données en quelques secondes, sans intervention utilisateur.
- Power Automate, l’outil d’automatisation des processus, est capable de se connecter à un très grand nombre d’API. Grâce à son large catalogue de modèles prédéfinis, il permet de répondre à plusieurs centaines de cas d’usages en seulement quelques secondes.
- Power BI est l’outil de génération de rapports analytiques permettant la visualisation dynamique, la modélisation et la manipulation de données issues de nombreuses sources et de multiples formats.
- Copilot Studio est l’outil de création d’agents IA. Il facilite la transmission d’informations courantes et peut s’appuyer sur des API tierces ainsi que sur des données communes à un ensemble d’applications.
- Power Pages permet la création de sites web privés ou publics, destinés à la communication ou à la collaboration avec des partenaires. Il autorise à la fois la publication de contenu et la collecte d’informations.
- Dataverse est le gestionnaire de base de données dédié de la Power Platform. Il permet une intégration optimale avec l’ensemble des outils tout en assurant la gestion de la sécurité. Certaines fonctionnalités de la Power Platform imposent d’ailleurs l’usage de Dataverse, comme les applications pilotées par modèle (Model-Driven Apps).
- AI Builder est l’outil d’intelligence artificielle permettant d’étendre les capacités des applications. Il propose des modèles prêts à l’emploi, mais également des modèles personnalisables, et permet par exemple la reconnaissance automatique du contenu de factures.
Connectivité
L’une des principales forces de la Power Platform réside dans son interconnexion avec l’ensemble des applications du système d’information, via les API mises à disposition par chaque service cible. Avec plus de 1 400 connecteurs disponibles, la Power Platform permet nativement de nombreuses interactions.
Il est également possible d’utiliser des passerelles de données pour accéder à des sources locales, ou encore de créer ses propres connecteurs personnalisés afin d’interagir avec des outils pour lesquels aucun connecteur natif n’est disponible.
La Power Platform permet ainsi de se connecter à presque toutes les sources de données ou applications tierces, dès lors que celles-ci exposent les API nécessaires et supportent les modes d’authentification requis.
Les usages
En raison de sa prise en main rapide, de son accessibilité et de sa capacité à créer très rapidement des applications ou des flux de travail efficaces, la Power Platform s’adresse principalement à trois types d’utilisateurs : le citizen developer, l’advanced developer et le pro developer.
Le citizen developer désigne tout utilisateur disposant d’une appétence pour les outils informatiques, sans connaissances techniques approfondies.
L’advanced developer est un utilisateur disposant de connaissances techniques sur les outils, capable de concevoir des applications plus complexes, tout en maîtrisant les bonnes pratiques et des solutions d’industrialisation.
Le pro developer est un développeur avec une forte expertise technique, capable de répondre à des besoins complexes et d’étendre les capacités de la plateforme via du développement personnalisé, comme la création de composants Power Apps non disponibles nativement.
Cette distinction permet d’organiser plus efficacement les environnements de travail et de faciliter l’identification, la maintenance et la gestion du cycle de vie des applications.
Low code extensible
Contrairement au no code, le low code permet d’étendre les capacités des outils afin de répondre à des besoins non couverts nativement. La Power Platform permet la création de ces extensions dans plusieurs de ses outils, notamment Power Apps, Power Automate, Power Pages et Power BI.
Il est ainsi possible d’étendre les capacités de la plateforme via la création de connecteurs personnalisés, l’utilisation de langages et technologies de développement (Power FX, ReactJS, Azure Functions, etc.), ou encore le développement de composants applicatifs spécifiques ou mutualisés au sein de l’organisation.
Positionnement sur le marché
Gartner
Selon les derniers rapports du cabinet Gartner, la Power Platform figure régulièrement parmi les leaders du Magic Quadrant des plateformes LCNC. Gartner met en avant la profondeur de l’offre, sa robustesse, la richesse des connecteurs et son intégration poussée avec Azure, Microsoft 365 et Dynamics 365.
Les points forts relevés incluent également la capacité d’innovation continue, l’ouverture vers l’IA et l’existence d’une communauté très active autour de la plateforme.
Toutefois, Gartner souligne que la gestion de la gouvernance et la complexité des modèles de licences peuvent représenter des défis pour les grandes organisations.
[Point d’attention] Un aspect rarement mis en avant concerne la notion de connecteurs dits « boîte vide ». Le nombre important de connecteurs disponibles laisse supposer une intégration simple avec une très vaste galaxie de services cloud et/ou on-premise. Toutefois, certains connecteurs n’offrent que des fonctionnalités très partielles.
C’est notamment le cas du connecteur Amazon S3 qui ne permet, à date, que des fonctionnalités de lecture, avec un accès limité aux fichiers de moins de 3,5 MB. En cas de besoin d’écriture vers ce service, il est nécessaire de développer un connecteur personnalisé.
Evolutions
La Power Platform évolue rapidement, avec des mises à jour fréquentes et l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités. L’arrivée de Copilot, l’intégration renforcée de l’IA, l’amélioration de la collaboration (Git, bibliothèques de composants, coédition, commentaires in app) ainsi que l’ouverture progressive à des scénarios multi-cloud témoignent de la volonté de Microsoft de positionner la Power Platform comme une solution centrale de son écosystème cloud.
Différenciant
Contrairement à certains concurrents proposant des solutions hybrides ou on-premise, la Power Platform est conçue nativement pour le cloud. Cette approche lui confère une grande agilité, une évolutivité quasi illimitée et une intégration optimale avec les services cloud de Microsoft.
Cette orientation cloud-first peut néanmoins constituer une limite pour certaines organisations soumises à de fortes contraintes de souveraineté ou de stockage local. Microsoft propose toutefois des passerelles de données (Data Gateway) permettant de connecter des sources on-premise à la Power Platform. Dans ce cas, cela implique l’installation d’outils sur les serveurs concernés; la gestion et l’hébergement des applications restent intégralement dans le cloud.
Fonctionnement
Pour aller plus loin dans la découverte de la Power Platform, il est important de comprendre que cette solution exclusivement cloud repose sur un socle technique composé de plusieurs services historiques de l’écosystème Microsoft.
Par exemple, Power Automate repose sur le moteur de flux de travail de CRM Dynamics, pour les flux de travail de type Business Process Flow, sur Logic Apps pour certaines actions et sur Azure pour l’hébergement des flux (ainsi que nombreux autres services d’Azure).
Ce socle technique varié constitue la clé de la souplesse de la solution. Il implique toutefois que les personnes responsables des environnements Microsoft 365 disposent d’une bonne connaissance de ces composants afin d’en comprendre les enjeux et les impacts.
Certains usages de la Power Platform sont donc étroitement liés à ces produits (notamment CRM Dynamics), ce qui implique parfois de devoir utiliser les interfaces CRM pour réaliser quelques actions. C’est le cas par exemple pour la gestion des flux de type rollup ou encore la gestion des actions personnalisés (Business Process Flow). Ces interfaces sont parfois très anciennes et peuvent être peu ergonomiques et peu agréables à utiliser (nouvelle fenêtre à chaque lien, temps de chargement un peu long, interface utilisateur datant d’une 15aine d’années…).
Gouvernance
La gouvernance est un élément clé pour assurer l’adoption, la qualité et l’évolutivité d’une plateforme. La Power Platform n’échappe pas à cette règle. En raison de son accessibilité et de la liberté offerte aux utilisateurs (capacité à permettre à tous de créer ses propres applications et flux de travail), l’absence de stratégie claire peut rapidement conduire à une complexité difficilement maîtrisable.
La Power Platform repose sur la notion d’environnement, qui permet une isolation logique des usages. Un environnement peut être assimilé à un conteneur regroupant un ensemble cohérent d’applications et de flux. Selon la stratégie retenue, il est possible de créer des environnements par service (RH, Formation, Recrutement, etc), par domaine applicatif (transverse, accueil de personnes, personnel de terrain, etc), par équipe (tous les utilisateurs, équipes techniques, prestataires, etc) ou selon d’autres critères organisationnels. Il n’existe pas de stratégie universelle : celle-ci doit être adaptée aux besoins de l’organisation.
L’autre élément important, c’est le cycle de vie des éléments créés. Que ce soient des applications, flux de travail ou autre, il est essentiel de définir une stratégie de gestion dans le temps.
On distingue généralement trois types d’applications :
- les applications métiers, à durée de vie longue car elles répondent à des besoins précis et facilitent le travail des acteurs concernés.
- les applications personnelles, à durée de vie variable, en fonction de l’évolution des usages.
- les POC et applications de test, à durée de vie courte.
En fonction du type d’application, la gestion du cycle de vie doit être différente, et des stratégies adaptées doivent être mises en place.
La gouvernance de la Power Platform n’est pas chose aisée. Bien que Microsoft propose un Center of Excellence (CoE) Starter Kit qui évolue et s’améliore régulièrement, celui-ci n’est à ce jour pas encore suffisamment complet pour permettre une gestion poussée de la Power Platform, et nécessite des personnalisations pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
Une gouvernance efficace doit donc être accompagnée par une expertise technique solide.
L’adoption
L’adoption d’une nouvelle solution informatique est toujours un défi. La Power Platform facilite cette adoption grâce à son accessibilité, ses éditeurs LCNC WYSIWYG et son intégration poussée avec les outils Microsoft et tiers.
Néanmoins, l’accompagnement des utilisateurs reste indispensable : présentation des fonctionnalités, mise à disposition de composants prêts à l’emploi, applications clés en main et sensibilisation aux bonnes pratiques de développement.
Les gains observés chez les utilisateurs sont significatifs ! Au-delà du temps gagné sur la réalisation de tâches courantes, elle permet aussi de libérer la créativité des équipes et permet la réalisation rapide d’applications utiles au quotidien, qui sont parfois coûteuses à réaliser lorsque l’on passe par un circuit de développement classique.
Licences
Le modèle de licences constitue un autre point clé, parfois complexe à appréhender. En fonction du niveau de licence des utilisateurs, certaines fonctionnalités et services seront disponibles ou non. Il est important de noter qu’en fonction de l’usage de certaines fonctionnalités, des licences premiums ou supplémentaires seront nécessaires à l’usage.
Voici quelques exemples de fonctionnalités nécessitant des licences particulières :
- Utilisation d’un connecteur non standard,
- L’utilisation de Dataverse (Business Process Flow, Model driven, etc.),
- Utilisation d’une Data Gateway,
- Utilisation de AI Builder (licensing spécifique),
- Partages de rapports Power BI (licensing spécifique),
- Partage de site Power Pages (licensing spécifique),
- Flux de travail utilisé comme une API REST,
- Composant d’affichage de carte Bing Map,
- …
À cela s’ajoutent certains coûts liés aux modèles Pay-As-You-Go.
Le modèle de licence évoluant régulièrement, il est essentiel d’analyser précisément les besoins de chaque application afin de choisir la solution la plus adaptée. Un utilisateur disposant d’une licence Power Apps Premium n’est par exemple pas limité dans le nombre d’applications qu’il peut créer ou utiliser, de même pour Power Automate.
Les licences premium représentent un coup initial qui n’est pas négligeable, celui-ci étant par utilisateur et par mois. Actuellement, les clients sont unanimes concernant le retour sur investissement (dans les moyens et grands groupes), car ils sont mutualisés par l’ensemble des projets et permettent l’accès à un grand nombre de fonctionnalités.
Use case Aubay RSE
Chaque année, Aubay mène une campagne de reporting RSE visant à collecter, consolider et analyser des données extra-financières issues de l’ensemble de ses filiales. Ces indicateurs sont ensuite vérifiés par un organisme tiers indépendant avant d’être publiés dans la déclaration de performance extra-financière (DPEF). Ce reporting RSE assure un pilotage de notre feuille de route RSE et un suivi de notre progression par rapport à nos objectifs.
Afin de simplifier et de fluidifier la collecte et le traitement de ces données, une solution basée sur la Power Platform a été mise en place, reposant sur Power Apps, Power Automate et Power BI. Les données sont hébergées sur SharePoint en raison de leur faible volumétrie, et la communication s’appuie sur Exchange et Teams.
Dans le cadre de la réalisation de ce projet, voici les principales problématiques auxquelles nous avons dû répondre :
- Usage par plusieurs acteurs, ayant des rôles différents et devant accéder en priorité aux informations qui les intéressent.
- Certains acteurs ont plusieurs rôles dans leur filiales respectives.
- Usage par des acteurs issus de plusieurs tenants O36.
- Nécessité de pouvoir effectuer la saisie des indicateurs en plusieurs fois.
- Possibilité de consulter des données de l’année précédente pendant la saisie.
- Nécessité de pouvoir saisir des commentaires pour chaque indicateur, y compris ceux calculés (non visibles à la saisie), depuis le rapport analytique.
- Possibilité de pouvoir étudier l’évolution des indicateurs dans le temps (analytique).
- Nécessité de pouvoir ajouter de nouveaux indicateurs.
- Permettre la saisie des indicateurs à des périodes précises.
- Permettre la relance automatique des acteurs en cas de saisie incomplète.
- Gérer le multilinguisme.
Comme vous pouvez le constater, ce n’est pas un besoin simple, mais bien une application métier avec de nombreux besoins. L’ensemble de ces problématiques ont été traitées grâce à la Power Platform, en trois semaines seulement.
Pour vous donner un ordre d’idée, voici un schéma de l’architecture applicative très simplifié, utilisé dans le cadre de ce projet.
Conclusion
Solution globale
Comme vous avez pu le constater au cours de cet article, la Power Platform est avant tout une solution composée d’un ensemble d’outils capables de couvrir un large spectre d’usages. Contrairement à la concurrence, elle permet la mise en œuvre de plusieurs composants, connectés ou non, dans le but de répondre à la plupart des usages courants.
Fort de son interconnexion avec les outils Microsoft et sa relative facilité de prise en main, la Power Platform est l’outil idéal pour dématérialiser des processus, fiabiliser et centraliser des applications, permettre de libérer les services IT des demandes applicatives simples et ainsi favoriser l’adoption et la créativité des utilisateurs.
En plus de réduire le « Shadow IT » en centralisant l’hébergement de ces applications, la Power Platform facilite aussi la gestion du cycle de vie, le maintien de la connaissance applicative et le support. Elle permet également de faciliter les études d’impact de migrations internes grâce à la centralisation des usages.
La Power Platform peut donc être utilisée outil par outil, ou comme une solution globale.
Limitations générales actuelles
RGPD
Certaines données, comme l’historique des flux de travail, est limité dans le temps pour des raisons RGPD, sans qu’aucune configuration puisse être réalisée par les administrateurs, pour en étendre la durée) pour des usages particuliers acceptés par les utilisateurs. Cela n’est pas une fatalité, il est toujours possible de passer par des systèmes tiers (Microsoft ou non) pour exploiter des logs et conserver des données pour des analyses approfondis dans le temps. Cependant, cela demande un effort non négligeable et généralement une facturation supplémentaire en raison de l’usage de Dataverse ou Azure notamment.
Gestion du consentement
La gestion du consentement des utilisateurs, est un facteur clé de la sécurité. À ce jour, Microsoft ne permet pas de limiter le consentement à certaines actions. Par conséquent, lorsqu’un utilisateur souhaite utiliser une application, il est obligé d’autoriser l’usage de tous les connecteurs de l’application, mais aussi toutes les actions disponibles par ces connecteurs. Par exemple, il est impossible d’autoriser le connecteur Exchange pour envoyer des mails via le profil de l’utilisateur, sans autoriser également la lecture des mails non-chiffrés de l’utilisateur connecté.
Dans certains cas, cela peut poser un problème en cas de manipulation de données sensibles. Il est donc important de se connaitre la criticité des données et services qui seront nécessaires pour répondre à un besoin dès le démarrage d’un projet.
Évolutions à venir
Faciliter la création d’application est un leitmotiv de Microsoft, et Copilot en est un exemple parfait. L’arrivée de cet outil, permet d’accélérer la création d’applications, mais aussi d’en simplifier la maintenance et la compréhension. Copilot n’est pas toujours un allié fiable, et il a parfois une efficacité très relative sur certains usages.
Les mises à jour régulières, l’ajout de nouvelles fonctionnalités et sa très grande stabilité font de la Power Platform un outil en perpétuelle évolution. En quelques années, la Power Platform est passée d’une solution pratique à une solution incontournable de l’écosystème Microsoft. Bien qu’ayant encore des lacunes par rapport à certains concurrents, notre expérience avec nos clients nous prouve chaque jour que cette solution a un avenir prometteur est devient au fil du temps un produit incontournable.
Si vous avez des questions, souhaitez un accompagnement technique ou stratégique, ou si vous souhaitez des formations, n’hésitez pas à nous contacter.
